Цифровізація документообігу
Система електронного документообігу (СЕД) дозволяє автоматизувати діловодство, відстежувати переміщення документів всередині організації, контролювати виконання доручень тощо. Впровадження СЕД створює єдиний інформаційний простір в організації.
Прискорення та керованість
Оптимізація ділових процесів
Підвищується загальний рівень якості підготовки документів та процесу їх проходження, збільшується контроль виконавчої дисципліни
Спільна робота над документами
Каталогізація та швидкий пошук
СЕД Megapolis.DocNet
Megapolis.DocNet — це універсальне рішення, яке дозволяє організувати систему електронного документообігу в компаніях будь-якого рівня і різних галузей діяльності, включаючи державний сектор.
Megapolis.DocNet відповідає концепції ECM (Enterprise Content Management) і підтримує повний життєвий цикл управління документами та автоматизацію бізнес-процесів.
Основні можливості
- Управління контентом
- Єдиний формат зберігання документів
- Контроль виконання завдань
- Сповіщення
- Обмін даними
Функціонал:
– друк документів
– перетворення в PDF-формат
– нанесення штрих-коду або QR-коду з реєстраційною відміткою
– автоматичне заповнення атрибутів з довідників
– функція Drag’n’Drop
Функціонал:
– можлива робота без MS Office
– інтеграція з LibreOffice та OnlyOffice
– візуалізація ЕЦП
Функціонал:
– категоризація завдань: “мені на розгляд”, “мені на виконання”, “мені на узгодження”, “я – контролер виконання завдання”
– зведення ігнорування завдань до мінімуму
Функціонал:
– індивідуальні сповіщення та сповіщення для групи користувачів
– налаштування часу сповіщень
Функціонал:
– із суміжними організаціями (філіями, управліннями) в корпоративній структурі
Функціонал
– друк документів
– перетворення в PDF-формат
– нанесення штрих-коду або QR-коду з реєстраційною відміткою
– автоматичне заповнення атрибутів з довідників
– функція Drag’n’Drop
Робота в режимі offline
Конструктор звітів
Корпоративний чат
Можливість побудови КСЗІ
Шаблони і робота з ними
Захист інформації
Cховище документів
Конструктор оргструктури
API для інтеграції
Використання ЕЦП
У паперовому документі підпис об’єднано з носієм, але не зі змістом документа. Наприклад, якщо на підписаних власноруч першому та останньому аркушах знаходиться лише частина тексту документу, то можна стверджувати, що власноручний підпис не свідчить про цілісність змісту та структури документа.
ЕЦП (можливе паралельне використання ЕЦП українських АСЦК і ЕЦП RSI) у системі Megapolis.DocNet забезпечує цілісність і автентичність документа, оскільки створюється з урахуванням структури та змісту документа й унеможливлює внесення жодних змін. Згідно з законодавством ЕЦП прирівнюється до власноручного підпису та визнається у всіх органах державної влади, включаючи суди.
Електронний архів
СЕД Megapolis.DocNet дозволяє організувати та структурувати оцифровані дані, швидко здійснювати пошук і налагодити одночасну роботу незалежно від територіальної віддаленості користувачів. Навіть якщо документи зберігаються у паперовому вигляді, функціонал СЕД дозволяє їх сканувати, розпізнати та зберігати.
Після цього цифровізації документів проводиться індексація бази даних, їх каталогізація. Перевагою Megapolis.DocNet є Web-орієнтованість. Це означає, що організації не потрібно витрачати значні кошти на оновлення матеріально-технічної бази — уся робота відбувається через браузер. Можливо перенести усю інформацію у хмару, що значно зменшує витрати.
Технічні умови для розгортання та роботи
Мінімальні технічні вимоги до серверу:
ОС: не нижче Microsoft Windows 2012 Server R2 Std x64 Eng або Ubuntu / CentOS
Від 128 кбіт/с між сервером і робочою станцією
Процесор – 2 Core 2.00 ГГц і вище
ОЗУ – 4 ГБ
Вільний простір на диску – 200 ГБ
Мінімальні технічні до робочої станції:
Процесор – 2 Core 2.00 ГГц (і вище)
ОЗУ – від 2 ГБ
Браузер – Google Chrome (рекомендовано)
Система підтримує такі бази даних:
Oracle 11.2.0.4 x64 Std Server (і вище)
Oracle 11.2.0.4 x86 Std Client
PostgreSQL 9.4
MS SQL Server 2008R2 (і вище)
SQL Native client
