Замість традиційних для цієї «Теми тижня» теоретичних матеріалів цього разу ми вирішили зупинитися, так би мовити, на практичному аспекті — вартих уваги проєктах упровадження СЕД на українських підприємствах. Такі описи надзвичайно цікаві, оскільки дають інформацію не лише про те, чого можна досягти завдяки ІТ, а й про те, який шлях мають пройти підприємство та постачальник, щоб досягти успіху
Головне — бізнес-процеси
Відкрите акціонерне товариство Акціонерний банк «Укргазбанк» було засноване 1993 року й на сьогодні входить до двадцятки найбільших фінансових установ України. Станом на 1 січня 2009 року активи банку становили 14 803,3 млн грн, кредитний портфель — 9 259,8 млн, власний капітал — 1 452,9 млн грн. Мережа структурних підрозділів банку налічує 18 філій і 260 відділень по всій території України, у яких працюють понад 3500 фахівців. У березні 2008 року тут розпочалася реалізація проєкту з упровадження системи автоматизації бізнес-процесів, пов’язаних з операційною діяльністю банку. Як платформу було обрано систему електронного документообігу Megapolis.DocNet від компанії «Софтлайн».
Як розповідає Вадим Бригінець, начальник відділу проєктних менеджерів «Укргазбанку», стабільне й динамічне зростання попиту на фінансові послуги серед населення та підприємств України сприяло бурхливому розвитку банківського сектору. На той час ця установа, як і більшість фінансових установ, зіткнулася з низкою проблем. Середній час обслуговування клієнтів у віддалених точках продажу був надто великим, що призводило до втрати багатьох потенційних клієнтів. Низький рівень автоматизації бізнес-процесів банку підвищував їхню собівартість, а також збільшував операційні ризики. Нарешті, рівень керованості дедалі більше погіршувався через децентралізацію функцій відділів обробки інформації. «У банку не було повноцінної системи документообігу та архіву електронних документів, особливо електронного архіву клієнтських справ, що обмежувало можливості співробітників оперативно реагувати на потреби клієнтів і, відповідно, сповільнювало темпи розвитку банку», — наголошує пан Бригінець.
Щоб утримати ринкові позиції, керівництво «Укргазбанку» ухвалило рішення впровадити систему автоматизації бізнес-процесів. Було проведено тендер, основними критеріями якого стали: наявність у підрядника відповідного досвіду роботи з комерційними банками або іншими організаціями, інтеграційної платформи (а разом із нею і конкретних прикладів побудови об’єднаних застосунків), веборієнтованого інтерфейсу, модулів звітів і сканування; підтримка електронного цифрового підпису; легкість взаємодії з офісними застосунками (насамперед із Microsoft Outlook); гнучкість механізмів побудови та зміни документообігу і сховищ документів; підтримка версіонування файлів; вартість реалізації проєкту; рівень супроводу системи після завершення проєкту.
Переможцем тендеру стала компанія «Софтлайн», яка запропонувала як рішення власну систему Megapolis.DocNet, що максимально відповідала вимогам банку. Її побудовано на основі таких технологій Microsoft, як Office SharePoint Server 2007, SQL Server 2005 і BizTalk Server 2006. Це програмне забезпечення підтримує повний життєвий цикл управління інформацією та орієнтоване на автоматизацію документоорієнтованих завдань. Було обрано такі бізнес-процеси: відкриття поточних і депозитних рахунків, валютний контроль, кредитування, випуск корпоративних пластикових карток.
Як зазначає менеджер проєкту впровадження системи документообігу «Укргазбанку» Сергій Малий, оскільки до Megapolis.DocNet тут застосовували суто спеціалізовані банківські інструменти, автоматизацію бізнес-процесів засобами СЕД проводили, по суті, «з нуля». У рамках проєкту було виконано інтеграцію Megapolis.DocNet з наявною АБС Scrooge 3, рішенням клієнт-банк iBank2 UA та іншими банківськими системами.
Насамперед було автоматизовано операції відкриття поточних рахунків. Відповідні роботи та введення в промислову експлуатацію тривали два місяці. Потім було побудовано бізнес-процес «Валютний контроль», який пройшов дослідну експлуатацію, а за ним — «Відкриття депозитних рахунків».
«Завдяки впровадженню системи „Укргазбанк“ отримав засіб централізованого управління бізнес-процесами, пов’язаними з його операційною діяльністю, посилений контроль за їх проходженням на кожному етапі, „єдине вікно“ для взаємодії з іншими спеціалізованими рішеннями. Співробітники мають доступ до системи з будь-якого відділення банку через інтернет, — ділиться враженнями пан Бригінець. — Головне, що бізнес-процеси стали прозорішими й з’явилася можливість їх оптимізувати». За словами представників банку, результати впровадження було видно практично одразу: раніше процедура відкриття поточного рахунку тривала близько двох тижнів, тепер вона скоротилася до чотирьох годин.
За матеріалами статті журналу «Компьютерное обозрение» № 31 (697) від 8 вересня 2009 року.