СЕД · Цифровізація

Система електронного документообігу

Впровадження СЕД дає змогу автоматизувати діловодство, відстежувати рух документів і контролювати виконання доручень. Створює єдиний інформаційний простір в організації.

Навіщо це потрібно

Що дає впровадження СЕД

Чотири ключових ефекти від переходу на електронний документообіг.

Прискорення та керованість

Доступність інформації, своєчасне прийняття рішень, відстеження документа на всіх етапах його життєвого циклу — від підготовки до архіву.

Оптимізація ділових процесів

Підвищення якості підготовки документів, контроль виконавської дисципліни. Менше паперу — більше порядку.

Спільна робота над документами

Розмежування повноважень та доступу. Кілька співробітників можуть одночасно опрацьовувати один документ незалежно від розташування.

Каталогізація та швидкий пошук

Структурований архів документів з індексацією. Пошук за будь-якими атрибутами за секунди замість годин у паперових папках.

Рішення

Megapolis.DocNet

Універсальна СЕД для організацій будь-якого рівня, зокрема державного сектору. Відповідає концепції ECM (Enterprise Content Management) та підтримує повний життєвий цикл управління документами.

Про систему

Megapolis.DocNet охоплює усі етапи життєвого циклу документів — від підготовки проєктів до організації архівного зберігання. Результатом впровадження є підвищення прозорості, керованості та ефективності роботи.

Система веборієнтована — не потрібно оновлювати клієнтське ПЗ, уся робота відбувається в браузері. Можна розгорнути локально або перенести у хмару для скорочення витрат.

Технічні вимоги

Сервер
  • Windows Server 2019+ або Linux
  • CPU 2 Core 2.0 ГГц +
  • RAM 4 ГБ
  • Диск 200 ГБ
  • Мережа від 128 кбіт/с
Робоча станція
  • CPU 2 Core 2.0 ГГц +
  • RAM 2 ГБ
  • Google Chrome (рекомендовано)
  • Будь-яка сучасна ОС
Підтримувані СУБД

Oracle Database 19c+, PostgreSQL 15+, Microsoft SQL Server 2019+

Основні можливості

  • Управління контентом

    Єдиний формат зберігання, сканування та розпізнавання, PDF-конвертація, штрих-код та QR-код.

  • Контроль виконання завдань

    Доручення, терміни, сповіщення, звіти. Виконавська дисципліна стає вимірюваною.

  • Корпоративний чат та сповіщення

    Вбудовані комунікації, push-сповіщення про нові документи та доручення.

  • КЕП та захист інформації

    Підтримка КЕП українських кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг (КНЕДП) та RSI. КЕП має таку саму юридичну силу, як власноручний підпис.

  • Електронний архів

    Структурований архів з повнотекстовим пошуком. Одночасна робота незалежно від географії.

  • API та інтеграції

    Відкритий API для інтеграції з корпоративними системами. Конструктор оргструктури та звітів.

Також: Drag'n'Drop, режим offline, КСЗІ, шаблони документів, конструктор звітів.

Ключові технології

КЕП та електронний архів

Кваліфікований електронний підпис

На відміну від власноручного підпису, КЕП у Megapolis.DocNet забезпечує цілісність та автентичність документа — він пов'язаний зі змістом, а не тільки з носієм. Будь-яка зміна документа після підписання виявляється автоматично.

  • Підтримка КЕП українських КНЕДП
  • Підтримка КЕП RSI (паралельно)
  • Прирівнюється до власноручного підпису
  • Визнається судами та органами державної влади
  • Унеможливлює непомітні зміни після підписання

Електронний архів

Megapolis.DocNet дозволяє організувати та структурувати оцифровані дані — навіть якщо частина документів залишається у паперовому вигляді. Після сканування відбувається автоматична індексація та каталогізація.

  • Сканування, розпізнавання, зберігання
  • Повнотекстовий пошук за секунди
  • Одночасна робота незалежно від розташування
  • Хмарне або локальне зберігання
  • Веборієнтованість: достатньо браузера

Цікавить впровадження СЕД?

Розкажіть про задачу — підберемо рішення та розрахуємо вартість проєкту.