Через тиждень, 19 вересня, у Києві розпочнеться виставка-конференція Docflow-2012, у якій беруть участь і компанії консорціуму Intecracy Group. Антон Марреро, член наглядової ради консорціуму та почесний президент ТОВ «Софтлайн-ІТ», анонсуючи виставку перед партнерами, розповів про переваги СЕД для бізнесу.
— Інформація в паперовому архіві важкодоступна: потрібно йти до архіву й шукати документ, що забирає від пів години до кількох днів. Фактично втрачається час, який нині коштує дуже дорого. — У середньому на пошук або збирання даних співробітник витрачає 8,8 години на тиждень (цілий робочий день!), а компанія, у якій він працює, за даними консалтингового агентства IDC, у розрахунку на одного співробітника втрачає на цьому $14 209 на рік. Якщо з документами в організації працюють, наприклад, 200 осіб, втрати становлять близько $300 тис. на рік (з урахуванням витрат на друк). — Це дуже багато, — каже Антон Марреро.
Саме для того, щоб повністю розв'язати окреслені вище проблеми, і було розроблено системи електронного (безпаперового) документообігу (СЕД), серед яких одним із найкращих рішень є програмний комплекс серії Megapolis, розроблений компаніями консорціуму Intecracy Group.
Без системи електронного документообігу:
- 30% робочого часу йде на пошук і погодження документів;
- 6% документів губляться і потім уже не знаходяться взагалі;
- практично кожен внутрішній документ у компанії копіюється до 20 разів;
- продуктивність праці співробітників знижується на 20–25%;
- утримувати архів електронних документів на 80% дешевше, ніж паперовий
Система електронного документообігу Megapolis.DocNet створена на основі концепції ECM (Enterprise Content Management) і підтримує повний життєвий цикл управління документами та автоматизацію бізнес-процесів будь-якого рівня складності. Megapolis.DocNet дає змогу автоматизувати процеси створення, погодження, затвердження, обліку, зберігання, пошуку та контролю виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів організації. Результат — підвищення ефективності роботи фінансової компанії в 5–6 разів. Крім того, система є вебзастосунком, що дає змогу співробітникам компаній працювати в ній з будь-якої точки планети, де є доступ до інтернету, за допомогою сучасних мобільних пристроїв (телефонів/смартфонів, планшетів, ноутбуків/нетбуків і навіть SmartTV).
— Інтерфейс дуже простий і зрозумілий, а процес опрацювання документів — максимально гнучкий. У результаті робота з електронними документами в системі Megapolis.DocNet мало чим відрізняється від роботи з паперовими аналогами (візування, підписання, розгляд), — каже Антон Марреро. — Фактично фахівці Intecracy Group створили одну з найкращих систем електронного документообігу на ринку.