Документообіг у хмарах: які плюси такого рішення

Електронний документообіг стає все більш популярним і невід'ємним аспектом управління сучасних організацій і підприємств. Основні дві форми електронного документообігу діляться на системи, розміщені на власних серверах (on-premise), та хмарні рішення. IT-експерт, співзасновник та член Наглядової ради міжнародного об'єднання Intecracy Group Антон Марреро провів презентацію, присвячену перевагам хмарних систем електронного документообігу.

1. Доступність

Хмарні системи дають можливість доступу до даних з будь-якого місця світу, де є інтернет-з’єднання. Це особливо актуально у ситуаціях дистанційної роботи чи відряджень. Завдяки хмарним технологіям, співробітники можуть вести роботу з документами без прив’язки до конкретного робочого місця.

2. Швидке впровадження

На відміну від систем, що розміщені на власних серверах, хмарні рішення часто є менш трудомісткими та швидшими з точки зору впровадження. Організаціям не потрібно інвестувати у фізичне обладнання або витрачати час на налаштування серверів.

3. Економія коштів

Хмарні системи дозволяють компаніям економити кошти, оскільки не потребують витрат на покупку, обслуговування та оновлення серверного обладнання. Замість цього, сервіси надаються за підпискою, що може бути зміненою згідно потреб бізнесу.

4. Гнучкість та масштабованість

Хмарні рішення здатні швидко адаптуватися до змінних обставин і потреб організації. Якщо компанія росте, вона може легко збільшувати кількість доступних ресурсів. Відповідно, в разі зменшення потреб, можна скоротити витрати, зменшивши пакет послуг.

5. Автоматичне оновлення

Програмне забезпечення хмарних систем регулярно оновлюється без необхідності участі співробітників компанії. Це знижує ризики, пов’язані з використанням застарілого ПЗ і забезпечує доступ до останніх інновацій.

6. Безпека

Хоча безпека часто називається стурбованістю при обговоренні хмарних технологій, багато провайдерів хмарних сервісів надають високі стандарти безпеки, які можуть перевершити ті, що доступні внутрішнім ІТ-відділам.

7. Екологічність

Використання хмарних систем також є більш екологічно сприятливим, оскільки компанії використовують лише ті ресурси, які їм дійсно потрібні, зменшуючи витрату електроенергії.

«Хмарні системи електронного документообігу пропонують ряд значущих переваг, починаючи від глобальної доступності і закінчуючи гнучкістю в управлінні ресурсами. Враховуючи сучасні тенденції цифрової трансформації та зростання віддаленої роботи, хмарні технології стають все більш актуальними для підтримки ефективного та сучасного бізнес-процесу», — відзначає Антон Марреро.