Сьогодні, у цифрову епоху, коли технології встигли вдатися вплинути на багато сфер життя, паперовий документообіг на підприємствах залишається актуальним. Проте, незважаючи на його давню історію, він зберігає репутацію дорожчої та менш продуктивної альтернативи електронному документообігу.
IT-експерт, співзасновник та член Наглядової ради міжнародного об'єднання Intecracy Group Антон Марреро розповів про те, чому паперовий документообіг на підприємстві є більш витратним порівняно з електронним.
- Витрати на друк та зберігання
Однією з головних витрат у паперовому документообігу є витрати на друк та зберігання документів. Друкування великої кількості документів вимагає покупки паперу, тонеру або чорнил, а також обслуговування та ремонту принтерів. Зберігання паперових документів також потребує додаткового простору, що може призвести до необхідності оренди або будівництва додаткових приміщень.
- Часові витрати
Паперовий документообіг вимагає багато часу на обробку та розсилку документів. Процес підписання, розсилки та архівування паперових документів може бути довгим та заплутаним. В електронному документообігу ці процеси автоматизовані, що дозволяє працівникам більше часу приділяти стратегічним завданням та підвищує продуктивність.
- Ризик втрати документів
Паперові документи легко можуть бути втрачені чи пошкоджені в результаті природних катастроф, пожежі або інцидентів. Це може призвести до серйозних втрат для підприємства. У електронному документообігу дані можуть бути збережені на дубльованих серверах і резервних носіях, забезпечуючи їх безпеку та доступність.
- Витрати на пошту та кур'єрські послуги
Паперовий документообіг часто потребує великої кількості відправлень поштою або послуг кур'єра для доставки документів внутрішньо та зовнішньо підприємства. Це вимагає додаткових витрат на доставку та виготовлення упаковки. У разі електронного документообігу ці витрати мінімізуються, оскільки документи можуть бути передані електронно з мінімальними витратами.
- Екологічні аспекти
Паперовий документообіг також має негативний вплив на навколишнє середовище через споживання природних ресурсів, включаючи деревину для паперу та енергію для виробництва та транспортування. Зменшення використання паперу і перехід до електронного документообігу може допомогти зменшити негативний вплив на екологію.
«У світлі сучасних технологій та вимог продуктивності паперовий документообіг на підприємствах виявляється менш вигідним з економічної, часової та екологічної точок зору. Перехід до електронного документообігу може сприяти підвищенню продуктивності, зменшенню витрат та покращенню екологічної стійкості підприємства. Окрім того, цей процес може забезпечити більшу безпеку та доступність документів, зменшуючи ризики для бізнесу», — відзначає Антон Марреро.
